La Oficina de Tramitación Electrónica (OTE) nace como sistematización de un flujo de colaboración interprovincial en la gestión de expedientes denominado "gestión colaborativa". Al amparo del  Plan MUFACE Avanza, y a la vista del beneficio para mutualistas que ha supuesto desde 2019 descargar de tramitaciones masivas a las oficinas con más volumen de gestión en una etapa de plantillas ajustadas, cristaliza la idea de crear una oficina estable. Su cometido es ocuparse de modo deslocalizado de  gestionar expedentes telemáticos de las oficinas provinciales.

Actualmente la OTE sirve a los objetivos planteados y se va programando la asunción de expedientes según cargas de trabajo de los Servicios Provinciales que tienen más problemas de plantilla. En julio de 2023 gestiona ya expedientes de 11 Servicios Provinciales. Se mantienen por otra parte las gestiones colaborativas entre oficinas que dieron lugar a este proyecto, con el fin de aliviar la saturación de Servicios Provinciales que están sufriendo muchas bajas por jubilación y cambio de destino. Son los Servicios de Burgos, Ávila, Álava y Soria los que más contribuyen con este tipo de colaboración.

Principios de creación y funcionamiento

Late en el proyecto un principio de igualdad en el trato a mutualistas, ya que las personas que residen en lugares con mucho colectivo sufren retrasos en la tramitación de las prestaciones más utilizadas. También supone la oportunidad de desconcentrar servicios y atraer talento, ya que que gracias a la digitalización los servicios pueden  prestarse desde cualquier lugar, independientemente de dónde fueron iniciados. La polivalencia de su personal es otro de los principios de funcionamiento, junto con las competencias digitales demostradas diariamente por su personal como motor de .innovación.

¿Por qué en VIGO?.

Se elige Vigo para este primer proyecto por ser una localidad no capitalina en la que existe una Oficina Delegada, con una Dirección Provincial en Pontevedra  experimentadas en este tipo de expedientes, que en principio van a ser los de ayudas dentarias y oculares. Las solicitudes de este tipo de prestación han de ser solicitadas electrónicamente por todo el colectivo mutualista que está en activo (alrededor de un 64%) Tras unas semanas de rodaje, la oficina es inaugurada el 2 de febrero de 2022 con la correspondiente dotación de personal (puestos de trabajo ya dotados anteriomente y por tanto con gasto cero), material  y sede física junto a la Oficina Delegada, cuyo personal rota con el de la OTE, de modo que adquiere una formación polivalente.

En noviembre de 2022, tras la resolución del Concurso General de MUFACE, la plantilla se incrementa con otras 5 personas, lo que hace un total de 10. Se trabaja en mayo de 2023 para incrementar la plantilla en 8 personas a través de concurso y la creación de otras dos plazas. .Posteriomente, en junio de 2023, otras 7 plazas procedentes de vacantes de difícil cobertura han sido convocadas para la ampliación de la Oficina.

¿Qué expedientes se tramitan en la OTE y cuál es su procedencia?

La selección de las oficinas provinciales cuyos expedientes van a ser tramitados por la OTE se basa en un análisis pormenorizado de cargas de trabajo, fruto del manejo de 65 indicadores. Podemos ver a continuación un ejemplo del análisis mensual que se realiza en MUFACE, en el que las provincias en rojo son aquellas que sobrepasan la media (100%). Lógicamente la situación de cada Servicio Provincial es fluctuante, lo que permite modular las medidas de aportación de expedientes a la OTE y otras muchas de organización interna no relacionadas con este proyecto.

Balance: volumen y tiempos de tramitación.

Si en un primer momento se pensó en gestionar exclusiva y progresivamente expedientes de las oficinas de Madrid, en abril de 2022 la OTE pudo asumir todas las solicitudes telemáticas presentadas en la capital y en septiembre asume tambien los expedientes de Málaga, con la idea de que en un futuro próximo pueda tramitar ex exclusiva este tipo de expedientes para todas las oficinas, como ya se ha mencionado. El tiempo de tramitación ha pasado de 37 días hábiles a 1.

Un manual de procedimiento normalizado permite la rápida formación del personal que se incorpora.

Últimos datos.

La gestión de la OE se ha ampliado y puede resumirse en el gráfico siguiente, a 24 de mayo de 2024:

Perspectivas y próximos pasos.

El balance de la oficina es muy positivo, por lo que los siguientes hitos, modulados sin duda por el excelente resultado, son:

• Nuevo aumento de personal
• Asunción por la OTE de todos los expedientes electrónicos de prestaciones dentarias y oculares, y en un segundo momento también de los presentados por medios no electrónicos (mutualistas en situación de jubilación).
• Capacitar a la OTE como oficina pagadora.
• Crear otras OTEs, diversificar el tipo de expedientes multiplicando este modelo una vez que se consoliden los avances evidenciados en esta primera fase.

Finalmente, como unidad creada con el fin de hacer mayor la eficiencia de los servicios de la Mutualidad, existe también la OPM (Oficina Polivalente de MUFACE en Murcia) de  colaboración puntual y dinámica con Servicios Provinciales que tiene como objetivo también paliar las diferencias de los parámetros de calidad del servicio en las diferentes provincias.