BALANCE OTE DE VIGO

La Oficina de Tramitación Electrónica (OTE) nace como sistematización de un flujo de colaboración interprovincial en la gestión de expedientes denominado "gestión colaborativa". Al amparo del  Plan MUFACE Avanza, se decidió crear esta unidad en 2019 para acortar los tiempos de resolución de las prestaciones telemáticas dentarias y oculares y descargar de trabajo a las oficinas de MUFACE con más volumen de gestión en una etapa de plantillas ajustadas. 

Actualmente la OTE sirve a los objetivos planteados y se va programando la asunción de expedientes según las cargas de trabajo de los servicios provinciales. En noviembre de 2025 gestiona ya expedientes de 16 servicios provinciales. Se mantienen, por otra parte, algunas gestiones colaborativas entre oficinas que dieron lugar a este proyecto, con el fin de aliviar la saturación de servicios provinciales que están sufriendo muchas bajas por jubilación y cambio de destino. Son los servicios de Gipuzkoa, León, Melilla, Teruel y Zamora los que más han contribuido durante 2025 con este tipo de colaboración.

Principios de creación y funcionamiento

Late en el proyecto un principio de igualdad en el trato a los y las mutualistas, ya que las personas que residen en provincias con mucho colectivo sufren retrasos en la tramitación de las prestaciones más utilizadas. También supone la oportunidad de desconcentrar servicios y atraer talento ya que, gracias a la digitalización,  los servicios pueden prestarse desde cualquier lugar, independientemente de dónde fueron iniciados. La polivalencia de su personal es otro de los principios de funcionamiento, junto con las competencias digitales demostradas diariamente por su personal como motor de innovación.

¿Por qué en VIGO?

Se elige Vigo para este primer proyecto por ser una localidad no capitalina en la que existe una Oficina Delegada (con una dirección provincial en Pontevedra)  experimentada en este tipo de expedientes, que en principio van a ser las prestaciones dentarias y oculares. Las solicitudes de este tipo de prestación han de ser solicitadas electrónicamente por todo el colectivo mutualista en situación de activo.  Tras unas semanas de rodaje, la oficina es inaugurada el 2 de febrero de 2022 con la correspondiente dotación de personal (puestos de trabajo ya creados anteriormente y, por tanto, con coste cero), material  y sede física en la Oficina Delegada, cuyo personal rota con el de la OTE, de modo que adquiere una formación polivalente.

En noviembre de 2022, tras la resolución de un concurso general de provisión de puestos en MUFACE, la plantilla se incrementa con otras 5 personas, lo que suma un total de 10. Se trabaja en mayo de 2023 para incrementar la plantilla en 8 personas a través de otro concurso y la creación de otras dos plazas. Posteriormente, en junio de 2023, otras 7 plazas procedentes de vacantes de difícil cobertura han sido convocadas para la ampliación de la oficina. En noviembre de 2025 tiene un total de 16 efectivos.

¿Qué expedientes se tramitan en la OTE y cuál es su procedencia?

La selección de las oficinas provinciales cuyos expedientes van a ser tramitados por la OTE se basa en un análisis bimestral pormenorizado de cargas de trabajo, fruto del manejo de 69 indicadores. Podemos ver a continuación un ejemplo del análisis acumulado de la carga de trabajo del año 2025 que se realiza en MUFACE, en el que las provincias en rojo son aquellas que sobrepasan la media de carga. Lógicamente la situación de cada servicio provincial es fluctuante, lo que permite modular las medidas de aportación de expedientes a la OTE y otras muchas de organización interna no relacionadas con este proyecto.