A Oficina de Tramitación Electrónica (OTE) nace como sistematización dun fluxo de colaboración interprovincial na xestión de expedientes denominado "xestión colaborativa". Ao abeiro do Plan MUFACE Avanza, e á vista do beneficio para mutualistas que supuxo desde 2019 descargar de tramitacións masivas ás oficinas con máis volume de xestión nunha etapa de persoais axustados, cristaliza a idea de crear unha oficina estable. O seu labor é ocuparse de modo deslocalizado de xestionar expedentes telemáticos das oficinas provinciais.

Actualmente a OTE serve aos obxectivos expostos e vaise programando a asunción de expedientes segundo cargas de traballo dos Servizos Provinciais que teñen máis problemas de persoal. En xullo de 2023 xestiona xa expedientes de 11 Servizos Provinciais. Mantéñense por outra banda as xestións colaborativas entre oficinas que deron lugar a este proxecto, co fin de aliviar a saturación de Servizos Provinciais que están a sufrir moitas baixas por xubilación e cambio de destino. Son os Servizos de Burgos, Ávila, Áraba e Soria os que máis contribúen con este tipo de colaboración.

Principios de creación e funcionamento

Latexa no proxecto un principio de igualdade no trato a mutualistas, xa que as persoas que residen en lugares con moito colectivo sofren atrasos na tramitación das prestacións máis utilizadas. Tamén supón a oportunidade de desconcentrar servizos e atraer talento, xa que que grazas á dixitalización os servizos poden prestarse desde calquera lugar, independentemente de onde foron iniciados. A polivalencia do seu persoal é outro dos principios de funcionamento, xunto con as competencias dixitais demostradas diariamente polo seu persoal como motor de .innovación.

Por que en VIGO?.

Elíxese Vigo para este primeiro proxecto por ser unha localidade non da capital na que existe unha Oficina Delegada, cunha Dirección Provincial en Pontevedra experimentadas neste tipo de expedientes, que en principio van ser os de axudas dentarias e oculares. As solicitudes deste tipo de prestación han de ser solicitadas electronicamente por todo o colectivo mutualista que está en activo (ao redor dun 64%) Tras unhas semanas de rodaxe, a oficina é inaugurada o 2 de febreiro de 2022 coa correspondente dotación de persoal (postos de traballo xa dotados anteriomente e por tanto con gasto cero), material e sede física xunto á Oficina Delegada, cuxo persoal rota co da OTE, de modo que adquire unha formación polivalente.

En novembro de 2022, tras a resolución do Concurso Xeral de MUFACE, o persoal increméntase con outras 5 persoas, o que fai un total de 10. Trabállase en maio de 2023 para incrementar o persoal en 8 persoas a través de concurso e a creación doutras dúas prazas. .Posteriomente, en xuño de 2023, outras 7 prazas procedentes de vacantes de difícil cobertura foron convocadas para a ampliación da Oficina.

Que expedientes tramítanse na OTE e cal é a súa procedencia?

A selección das oficinas provinciais cuxos expedientes van ser tramitados pola OTE baséase nunha análise pormenorizada de cargas de traballo, froito do manexo de 65 indicadores. Podemos ver a seguir un exemplo da análise mensual que se realiza en MUFACE, no que as provincias en vermello son aquelas que exceden a media (100%). Loxicamente a situación de cada Servizo Provincial é fluctuante, o que permite modular as medidas de achega de expedientes á OTE e outras moitas de organización interna non relacionadas con este proxecto.

Balance: volume e tempos de tramitación.

Se nun primeiro momento pensouse en xestionar exclusiva e progresivamente expedientes das oficinas de Madrid, en abril de 2022 a OTE puido asumir todas as solicitudes telemáticas presentadas na capital e en setembro asume tambien os expedientes de Málaga, coa idea de que nun futuro próximo poida tramitar ex exclusiva este tipo de expedientes para todas as oficinas, como xa se mencionou. O tempo de tramitación pasou de 37 días hábiles a 1.

Un manual de procedemento normalizado permite a rápida formación do persoal que se incorpora.

Últimos datos.

A xestión da OE ampliouse e pode resumirse no gráfico seguinte, ao 24 de maio de 2024:

Perspectivas e próximos pasos.

O balance da oficina é moi positivo, polo que os seguintes fitos, modulados sen dúbida polo excelente resultado, son:

• Novo aumento de persoal
• Asunción pola OTE de todos os expedientes electrónicos de prestacións dentarias e oculares, e nun segundo momento tamén dos presentados por medios non electrónicos (mutualistas en situación de xubilación).
• Capacitar á OTE como oficina pagadora.
• Crear outras OTEs, diversificar o tipo de expedientes multiplicando este modelo unha vez que se consoliden os avances evidenciados nesta primeira fase.

Finalmente, como unidade creada co fin de facer maior a eficiencia dos servizos da Mutualidade, existe tamén a OPM (Oficina Polivalente de MUFACE en Murcia) de colaboración puntual e dinámica con Servizos Provinciais que ten como obxectivo tamén paliar as diferenzas dos parámetros de calidade do servizo nas diferentes provincias.