A Oficiña de Tramitación Electrónica (OTE) nace como sistematización dun fluxo de colaboración interprovincial na xestión de expedientes denominado "xestión colaborativa". Ao abeiro do  Plan MUFACE Avanza, decidiuse crear esta unidade en 2019 para acurtar os tempos de resolución das prestacións telemáticas dentarias e oculares e descargar de traballo as oficiñas de MUFACE con máis volume de xestión nunha etapa de persoais axustados.

Actualmente a OTE serve aos obxectivos espostos e vaise programando a asunción de expedientes segundo as cargas de traballo dos servizos provinciais. En novembro de 2025 xestiona xa expedientes de 16 servizos provinciais. Se manteñen, por outra banda, algunhas xestións colaborativas entre oficiñas que deron lugar a este proxecto, co fin de aliviar a saturación dos servizos provinciais que están a sufrir moitas baixas por xubilación e cambio de destino. Son os servizos de Gipuzkoa, León, Melilla, Teruel e Zamora os que máis contribuíron durante 2025 con este tipo de colaboración.

Principios de creación e funcionamento

Late no proxecto un principio de igualdade no trato aos e as mutualistas, xa que as persoas que residen en provincias con moito colectivo sofren atrasos na tramitación das prestacións máis utilizadas. Tamén supón a oportunidade de desconcentrar servizos e atraer talento xa que, grazas á dixitalización,  os servizos poden prestarse desde calquera lugar, independentemente de onde foron iniciados. A  polivalencia do seu persoal é outro dos principios de funcionamento, xunto coas competencias dixitais demostradas diariamente polo seu persoal como motor de innovación.

¿Por qué en VIGO?

Elíxese Vigo para este primeiro proxecto por ser unha localidade non da capital na que  existe unha Oficiña Delegada (cunha dirección provincial en Pontevedra)  experimentada neste tipo de expedientes, que en principio van ser as prestacións dentarias e oculares. As solicitudes deste tipo de prestación han de ser solicitadas electrónicamente por todo o colectivo mutualista en situación de activo. Tras unhas semanas de rodaxe, a oficiña é inaugurada o 2 de febreiro de 2022 coa correspondente dotación de persoal (postos de traballo xa creados anteriormente e, por tanto, con custo cero), material  e sede física na Oficiña Delegada, cuxo persoal rota co da OTE, de modo que adquire unha formación polivalente.

En novembro de 2022, tras a resolución dun concurso xeral de provisión de postos en MUFACE, o persoal increméntase con outras 5 persoas, o que suma un total de 10. Trabállase en maio de 2023 para incrementar o persoal en 8 persoas a través doutro concurso e a creación doutras dúas prazas. Posteriormente, en xuño de 2023, outras 7 prazas procedentes de vacantes de difícil cobertura foron convocadas para a ampliación da oficina. En novembro de 2025 ten un total de 16 efectivos.

¿Qué expedientes tramítanse na OTE e cal é a súa procedencia?

A selección das oficiñas provinciais cuxos expedientes van ser tramitados pola OTE basanse nunha análise bimestral pormenorizado de cargas de traballo, froito do manexo de 69 indicadores. Podemos ver a seguir un exemplo da análise acumulada da carga de traballo do ano 2025 que se realiza en MUFACE, no que as provincias en vermello son aquelas que exceden a media de carga. Lóxicamente a situación de cada servizo provincial é fluctuante, o que permite modular as medidas de achega de expedientes á OTE e outras moitas de organización interna non relacionadas con este proxecto.