La Oficina de Tramitació Electrònica (OTE) naix com a sistematització d'un flux de col·laboració interprovincial en la gestió d'expedients denominat "gestió col·laborativa". A l'empara del Pla   MUFACE Avanza, es va decidir crear esta unitat en 2019 per a acurtar els temps de resolució de les prestacions telemàtiques dentàries i oculars i descarregar de treball a les oficines de MUFACE amb més volum de gestió en una etapa de plantilles ajustades.

Actualmente la OTE serveix als objectius plantejats i es va programant l'assumpció d'expedients segons les càrregues de treball dels serveis provincials. En novembre de 2025 gestiona ja expedients de 16 serveis provincials. Se mantenen, d'altra banda, algunes gestions col·laboratives entre oficines que van donar lloc a este projecte, amb la finalitat d'alleujar la saturació de serveis provincials que estan patint moltes baixes per jubilació i canvi de destinació. Són els serveis de Guipúscoa, León, Melilla, Terol i Zamora els que més han contribuït durant 2025 amb esta mena de col·laboració.

Principios de creació i funcionament

Late en el projecte un principi d'igualtat  en el tracte als i les mutualistes, ja que les persones que resideixen en províncies amb molt de col·lectiu pateixen retards en la tramitació de les prestacions més utilitzades. També suposa l'oportunitat de desconcentrar serveis i atraure talent ja que, gràcies a la digitalització,  els serveis poden prestar-se des de qualsevol lloc, independentment d'on van ser iniciats. La polivalència del seu personal és un altre dels principis de funcionament, juntament amb les competències digitals demostrades diàriament pel seu personal com a motor d'innovació.

Per què a VIGO?

Es tria Vigo per a este primer projecte per ser una localitat no de la capital en la qual existeix una Oficina Delegada (amb una direcció provincial a Pontevedra)  experimentada en esta mena d'expedients, que en principi seran les prestacions dentàries i oculars. Les sol·licituds d'esta mena de prestació han de ser sol·licitades electrònicament per tot el col·lectiu mutualista en situació d'actiu. Després d'unes setmanes de rodatge, l'oficina és inaugurada el 2 de febrer de 2022 amb la corresponent dotació de personal (llocs de treball ja creats anteriorment i, per tant, amb cost zero), material  i seu física en l'Oficina Delegada, el personal trencada de la qual amb el de l'OTE, de manera que adquireix una formació polivalent.

Al novembre de 2022, després de la resolució d'un concurs general de provisió de llocs en MUFACE, la plantilla s'incrementa amb altres 5 persones, la qual cosa suma un total de 10. Es treballa al maig de 2023 per a incrementar la plantilla en 8 persones a través d'un altre concurs i la creació d'altres dues places. Posteriorment, al juny de 2023, altres 7 places procedents de vacants de difícil cobertura han sigut convocades per a l'ampliació de l'oficina. Al novembre de 2025 té un total de 16 efectius.

Quins expedients es tramiten en l'OTE i quina és la seua procedència?

La selecció de les oficines provincials els expedients de les quals seran tramitats per l'OTE es basa en una anàlisi bimestral detallada de càrregues de treball, fruit del maneig de 69 indicadors. Podem veure a continuació un exemple de l'anàlisi acumulada de la càrrega de treball de l'any 2025 que es realitza en MUFACE, en el qual les províncies en roig són aquelles que sobrepassen la mitjana de càrrega. Lògicament la situació de cada servei provincial és fluctuant, la qual cosa permet modular les mesures d'aportació d'expedients a l'OTE i moltes altres d'organització interna no relacionades amb este projecte.